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ShareBrainの一番最初の目的は、「議事録をチームメンバーと共有する」という事でした。
ShareBrainをベースに議事録とアクションアイテムの管理をすると、自然と使い方や考え方がわかるようになるでしょう。

会議の最大の目的の一つは、課題などのアクションアイテムを誰がいつまでに実行するのか?を明確にし、タスクとして実行してもらうことと言えます。
ShareBrainでは、タスクとタスクが発生した理由(議事録)を一緒に管理することが出来るので、確実なタスクの遂行が期待できます。
タスク自体がうやむやになってしまったり、なんの為にタスクを実行しなければならないのか?がわからなくる事を防止できます。

↓のようなステップで会議を進めていきます。
これらをやりやすくする、会議テンプレートも用意されています。

会議の準備


会議を成功させるには会議の準備段階が非常に重要です。

  • 目的
  • ゴール
  • 参加者と役割
  • 議題

以上4つを明確にし、参加者に周知します。
これらは、ファシリテーションの話でよく言われることですね。
ShareBrain上では、〇〇会議という様なノートを作成し、目的、ゴール、参加者、議題をまとめていきます。事前にここまでやったら、参加者に通知します。通知もShareBrain上から行うことができます。
デモムービーはこちら↓
http://www.facebook.com/video/video.php?v=143771182357238

会議中


会議中は、ShareBrainの議題に沿って、パワポなどの資料を元に進めていきます。
その際、
ポイントを議事録に取る
アクションアイテムを明確にする(誰が、何を、いつまでに)
ShareBrainでは、ノートにタスクを埋め込める形式になっているので、議事録をShareBrainのノートにとりつつ、アクションアイテムをタスクとして議事録上に作成していくことが可能です。会議の最後に、アクションアイテムの確認を行いましょう。

デモムービーはこちら↓
http://www.facebook.com/video/video.php?v=143772315690458

会議後


確実にタスクを実行に移していく仕組みがShareBrainにはあります。ポイントは次の二つです。

タスクの抽出機能

プロジェクが盛り上がってきているときは、タスクの数は全体で1000を超えてきたりします。その中から、自分がやらなければならないタスクを抽出して実行していくわけですね。なので、タスクの抽出機能は非常に重要です。

ホームのタスクタブから、カスタム検索で様々な条件でタスクを抽出することが出来ます。
例えば、○○プロジェクトで、山田さんに割り当たっているタスクで、未だ終わっていないものという検索が出来ます。

この検索条件は、URLになっています。そのまま会議のテンプレートに貼り付けておけば、いつでも簡単に使えます。

コンテクストとタスクを同じ場所に保存

会議中に作成したアクションアイテムなどは、あとで見返すとよくわからない事が多々あります。その時は納得した気がするけど、一旦忘れて見直したら、なんでこれやらなければならないんだっけ?ってなることありませんか?ShareBrainでは、タスクとそれが発生したコンテクストを同じ場所、つまりひとつのノートで管理することができます。タスクの内容を見ただけではわからない内容も、その時の話の流れを追えばすぐに思い出すことが出来ます。

ShareBrain上のタスクの右についている、小さいノートアイコンをクリックすると、そのタスクが発生したノートの箇所までジャンプしてくれます。

次回の会議


前回までのアクションアイテムの確認を、会議の頭に行いましょう。
会議名のタグを作っておいて、会議のテンプレートにつけておけば、簡単にタスクを抽出することが出来ます。

カスタム検索→プロジェクトを選択→未完了で検索をかける。
次に、左のタグで絞り込みを行う。

タグでの絞り込みも含めてURLになるので、このURLを会議テンプレートに書いておけば、毎回簡単に前回までのアクションアイテムを表示する事ができます。